Conform art.8 din Codul fiscal sediul permanent este un loc prin care se desfășoară integral sau parțial activitatea unui nerezident, fie direct, fie printr-un agent dependent. La definirea sediului permanent se au în vedere comentariile de la art. 5 „Sediul permanent” din modelul convenției de evitare a dublei impuneri al Organizației pentru Cooperare și Dezvoltare Economică.

  • Un sediu permanent presupune un loc de conducere, o sucursală, un birou, o fabrică, un magazin, un atelier, precum și o mină, un puț de țiței sau de gaze, o carieră sau alte locuri de extracție a resurselor naturale, precum și locul în care continuă să se desfășoare o activitate cu activele și pasivele unei persoane juridice române care intră într-un proces de reorganizare (fuziune, divizare totală, divizare parțială, transferurilor de active și schimburilor de acțiuni).
  • Un sediu permanent presupune un șantier de construcții, un proiect de construcție, un ansamblu sau montaj ori activități de supervizare legate de acestea, numai dacă șantierul, proiectul sau activitățile durează mai mult de 6 luni.

          Prin excepție , un sediu permanent nu presupune următoarele:

a) folosirea unei instalații numai în scopul depozitării sau al expunerii produselor ori bunurilor ce aparțin nerezidentului;

b) menținerea unui stoc de produse sau bunuri ce aparțin unui nerezident numai în scopul de a fi depozitate sau expuse;

c) menținerea unui stoc de produse sau bunuri ce aparțin unui nerezident numai în scopul de a fi procesate de către o altă persoană;

d) vânzarea de produse sau bunuri ce aparțin unui nerezident, care au fost expuse în cadrul unor expoziții sau târguri fără caracter permanent ori ocazionale, dacă produsele ori bunurile sunt vândute nu mai târziu de o lună după încheierea târgului sau a expoziției;

e) păstrarea unui loc fix de activitate numai în scopul achiziționării de produse sau bunuri ori culegerii de informații pentru un nerezident;

f) păstrarea unui loc fix de activitate numai în scopul desfășurării de activități cu caracter pregătitor sau auxiliar de către un nerezident;

g) păstrarea unui loc fix de activitate numai pentru o combinație a activităților prevăzute la lit. a) – f), cu condiția ca întreaga activitate desfășurată în locul fix să fie de natură pregătitoare sau auxiliară.

  • Prin excepție , un nerezident este considerat a avea un sediu permanent în România, în ceea ce privește activitățile pe care o persoană, alta decât un agent cu statut independent, le întreprinde în numele nerezidentului, dacă persoana acționează în România în numele nerezidentului și dacă este îndeplinită una dintre următoarele condiții:

a) persoana este autorizată și exercită în România autoritatea de a încheia contracte în numele nerezidentului, cu excepția cazurilor în care activitățile respective sunt limitate la cele prevăzute mai sus (a- f);

b) persoana menține în România un stoc de produse sau bunuri din care livrează produse sau bunuri în numele nerezidentului.

  • Un nerezident nu se consideră că are un sediu permanent în România dacă doar desfășoară activitate în România prin intermediul unui broker, agent, comisionar general sau al unui agent intermediar având un statut independent, în cazul în care această activitate este activitatea obișnuită a agentului, conform descrierii din documentele constitutive. Dacă activitățile unui astfel de agent sunt desfășurate integral sau aproape integral în numele nerezidentului, iar în relațiile comerciale și financiare dintre nerezident și agent există condiții diferite de acelea care ar exista între persoane independente, agentul nu se consideră ca fiind agent cu statut independent.
  • Un nerezident nu se consideră că are un sediu permanent în România numai dacă acesta controlează sau este controlat de un rezident ori de o persoană ce desfășoară o activitate în România prin intermediul unui sediu permanent sau altfel.

          Persoanele juridice române, persoanele fizice rezidente, precum și persoanele juridice străine care desfășoară activitate în România printr-un sediu permanent/sediu permanent desemnat, beneficiare ale unor prestări de servicii de natura activităților de lucrări de construcții, montaj, supraveghere, consultanță, asistență tehnică și orice alte activități, executate de persoane juridice străine sau fizice nerezidente pe teritoriul României, au obligația să înregistreze contractele încheiate cu acești parteneri la organele fiscale competente, potrivit procedurii instituite prin ordin al președintelui A.N.A.F. Contractele încheiate pentru activități desfășurate în afara teritoriului României nu fac obiectul înregistrării potrivit prezentelor dispoziții. Pentru încadrarea ca sediu permanent a unui șantier de construcții sau a unui proiect de construcție, ansamblu ori montaj sau a activităților de supraveghere legate de acestea și a altor activități similare se vor avea în vedere data de începere a activității din contractele încheiate sau orice alte informații ce probează începerea activității. Perioadele consumate pentru realizarea unor contracte conexe care sunt legate în mod direct cu primul contract ce a fost executat se adaugă la perioada care s-a consumat la realizarea contractului de bază.

            În aplicarea prevederilor art. 8 din Codul fiscal, sintagma loc prin care se desfășoară integral sau parțial activitatea acoperă orice fel de clădiri, echipamente sau instalații utilizate pentru desfășurarea activității nerezidentului, indiferent dacă acestea sunt ori nu utilizate exclusiv în acest scop. Un loc de activitate există și dacă nerezidentul dispune doar de un spațiu, nefiind necesare clădiri pentru desfășurarea activității sale. Nu este important dacă clădirile, echipamentele sau instalațiile sunt deținute în proprietate, sunt închiriate ori se găsesc în alt fel la dispoziția nerezidentului. Un loc de activitate poate fi constituit de o tarabă în piață sau poate fi situat în clădirea unei alte societăți, atunci când un nerezident are în permanență la dispoziție clădirea sau părți ale acesteia.

           Este suficient ca un nerezident să aibă la dispoziția sa un spațiu utilizat pentru activități economice pentru ca acesta să constituie un loc de activitate, nefiind necesar niciun înscris prin care să se facă referință la dreptul de utilizare a respectivului spațiu.

           Deși nu este necesar niciun înscris prin care să se facă referință la dreptul de utilizare a respectivului spațiu, pentru ca locul respectiv să constituie sediu permanent, simpla prezență a unui nerezident într-o anumită locație nu înseamnă că locația respectivă se găsește la dispoziția acelui nerezident. Acest principiu este ilustrat de următoarele situații în care reprezentanți ai unui nerezident sunt prezenți în spațiile unei alte societăți:

a) Un vânzător care își vizitează cu regularitate un client principal pentru a primi comenzi și se întâlnește cu directorul de achiziții sau persoana care ocupă o funcție similară în biroul acestuia. În acest caz, clădirea clientului nu se află la dispoziția societății pentru care lucrează vânzătorul și nu constituie un loc fix de activitate prin care se desfășoară activitățile nerezidentului. Cu toate acestea, în funcție de situația existentă, se poate aplica art. 8 alin. (5) din Codul fiscal pentru a considera că există un sediu permanent.

b) Un angajat al unei societăți căruia i se permite, pe o perioadă lungă de timp, să utilizeze un birou în sediul unei alte societăți pentru a asigura respectarea de către societatea din urmă a obligațiilor asumate prin contractul încheiat cu prima societate. În acest caz, angajatul desfășoară activități legate de obiectul primei societăți, iar biroul ce se găsește la dispoziția sa în sediul celeilalte societăți va constitui un sediu permanent al angajatorului său, dacă biroul este pus la dispoziția sa pe o perioadă de timp suficient de lungă pentru a constitui un loc de activitate și dacă activitățile efectuate acolo nu intră în categoriile de activități precizate la art. 8 alin. (4) din Codul fiscal.

c) O societate de transport rutier care folosește zilnic, o perioadă limitată, o platformă de livrare din depozitul clientului său, pentru a livra mărfuri achiziționate de acel client. În acest caz, nu se consideră că societatea de transport rutier are acel loc la dispoziția sa pentru a fi considerat sediu permanent.

d) Un zugrav care, timp de 2 ani, petrece 3 zile pe săptămână într-o clădire de birouri ce aparține principalului lui client. În acest caz, prezența zugravului în acea clădire de birouri în care își desfășoară activitatea, respectiv zugrăvește, constituie un sediu permanent al zugravului.

            Locul de activitate trebuie să fie fix, astfel încât să existe o legătură între locul de activitate și un anumit punct geografic. Nu este importantă perioada de timp în care o societate a unui stat contractant operează în celălalt stat contractant dacă nu face acest lucru într-un loc distinct, dar nu înseamnă că echipamentul ce constituie locul de activitate trebuie să fie efectiv fixat pe sol. Este suficient ca echipamentul să rămână într-un anumit loc. Dacă există mai multe locuri de activitate și dacă celelalte condiții ale sediului permanent sunt îndeplinite, la fiecare dintre aceste locuri, societatea va avea mai multe sedii permanente. Se consideră că există un singur loc de activitate atunci când o anumită locație, în interiorul căreia sunt deplasate activitățile, poate fi identificată ca formând un tot unitar din punct de vedere comercial și geografic, în ceea ce privește activitatea respectivă. Acest principiu poate fi ilustrat prin exemple:

a) O mină constituie un singur loc de activitate, chiar dacă activitățile pot fi deplasate dintr-o locație în alta în interiorul acelei mine, deoarece mina respectivă constituie o singură unitate geografică și comercială din punct de vedere al activității miniere. Un hotel de birouri în care o firmă de consultanță închiriază în mod regulat diferite birouri este considerat ca fiind un singur loc de activitate pentru acea firmă, deoarece, în acest caz, clădirea constituie un tot unitar din punct de vedere geografic, iar hotelul este unicul loc de activitate al acelei firme de consultanță. O stradă pietonală, o piață deschisă sau un târg în care își fixează standul un comerciant reprezintă unicul loc de activitate al respectivului comerciant.

b) Faptul că activitățile pot fi desfășurate într-o zonă geografică limitată nu are ca rezultat considerarea acelei zone geografice ca fiind loc unic de activitate. Astfel, atunci când un zugrav lucrează succesiv în cadrul unei serii de contracte fără legătură între ele pentru mai mulți clienți diferiți, într-o clădire de birouri, fără să existe contract pentru zugrăvirea întregii clădiri, clădirea nu este considerată ca unic loc de activitate. Dacă însă un zugrav efectuează, în cadrul unui singur contract, lucrări în toată clădirea pentru un singur client, acest contract reprezintă un singur proiect și clădirea în ansamblul său este un singur loc de activitate pentru lucrările de zugrăvit, deoarece constituie un tot unitar din punct de vedere comercial și geografic.

c) O zonă în care activitățile sunt desfășurate ca parte a unui singur proiect ce constituie un tot unitar din punct de vedere comercial și care nu întrunește aceleași condiții din punct de vedere geografic nu constituie un loc unic de activitate. Astfel, atunci când un consultant lucrează în diferite sucursale din locații diferite în cadrul unui singur proiect de instruire profesională a angajaților unei bănci, fiecare sucursală este considerată separat. Dacă însă respectivul consultant se deplasează dintr-un birou în altul în cadrul aceleiași sucursale, se va considera că el rămâne în același loc de activitate. Locația unică a sucursalei se încadrează în condiția de tot unitar din punct de vedere geografic, situație care lipsește în cazul în care consultantul se deplasează între sucursale aflate în locații diferite.

          Deoarece locul de activitate trebuie să fie fix, se consideră sediu permanent dacă acel loc de activitate are permanență. Se consideră astfel că există un sediu permanent atunci când locul de activitate a fost menținut pe o perioadă mai lungă de 6 luni. Astfel, în cazul activităților a căror natură este repetitivă, fiecare perioadă în care este utilizat locul de activitate trebuie analizată în combinație cu numărul de ocazii în care s-a utilizat respectivul loc, care se pot întinde pe un număr de ani.

         Un loc de activitate poate totuși să constituie un sediu permanent, chiar dacă există doar pentru o perioadă scurtă de timp. Astfel:

a) Întreruperile temporare de activitate nu determină încetarea existenței sediului permanent. Când un anumit loc de activitate este utilizat numai în intervale scurte de timp, dar aceste utilizări au loc cu regularitate pe perioade lungi, locul de activitate nu trebuie considerat ca fiind de natură strict temporară.

b) Situațiile în care un loc de activitate este utilizat pe perioade foarte scurte de timp de mai multe societăți conduse de aceeași persoană sau de persoane asociate.

c) Atunci când un loc de activitate care a fost la început conceput pentru a fi utilizat pe o perioadă de timp scurtă, încât nu constituia sediu permanent, dar a fost menținut mai mult, devine un loc fix de activitate și se transformă retroactiv în sediu permanent. Un loc de activitate poate de asemenea constitui un sediu permanent de la înființarea sa, chiar dacă a existat doar pe o perioadă scurtă de timp, dacă acesta a fost lichidat înainte de termen datorită unor situații deosebite, cum ar fi eșecul investiției.

            Pentru ca un loc de activitate să constituie sediu permanent, societatea ce îl utilizează trebuie să își desfășoare integral sau parțial activitățile prin acel loc de activitate. Activitatea nu trebuie să fie permanentă în sensul că nu există întreruperi ale operațiunilor, ci operațiunile trebuie desfășurate cu regularitate.

            Atunci când activele corporale, precum utilajele, echipamentele industriale, comerciale sau științifice, clădirile, ori activele necorporale, precum brevetele, procedurile și alte proprietăți similare, sunt închiriate sau acordate în leasing unor terți printr-un loc fix de activitate menținut de o persoană juridică străină în România, această activitate va conferi locului de activitate caracterul de sediu permanent. Același lucru este valabil și atunci când printr-un loc fix de activitate este furnizat capital. Dacă o persoană juridică străină închiriază sau acordă în leasing utilaje, echipamente, clădiri sau proprietăți necorporale unei societăți din România fără ca pentru această închiriere să mențină un loc fix de activitate, atunci utilajele, echipamentele, clădirea sau proprietățile necorporale închiriate nu constituie un sediu permanent al locatorului, cu condiția ca obiectul contractului să fie limitat la simpla închiriere a utilajelor sau echipamentelor. Acesta este și cazul când locatorul furnizează personal, ulterior instalării, pentru a opera echipamentul, cu condiția ca responsabilitatea acestuia să fie limitată la operarea și întreținerea echipamentului sub conducerea, responsabilitatea și controlul locatarului. Dacă personalul are responsabilități mai largi, cum ar fi participarea la deciziile privind lucrările în care va fi utilizat echipamentul, sau dacă operează, asigură service, inspectează și întreține echipamentul sub responsabilitatea și controlul locatorului, atunci activitatea locatorului poate depăși simpla închiriere a echipamentului și poate constitui o activitate antreprenorială. În acest caz se consideră că există un sediu permanent dacă este îndeplinit criteriul permanenței.

            Activitatea unei societăți este desfășurată în principal de către antreprenor sau de către personal aflat într-o relație de angajare retribuită cu societatea. Acest personal include angajați și alte persoane care primesc instrucțiuni de la societate ca agenți dependenți. Prerogativele acestui personal în relațiile sale cu terții sunt irelevante. Nu are nicio importanță dacă agentul dependent este autorizat sau nu să încheie contracte, dacă lucrează la locul fix de activitate. Un sediu permanent este considerat și dacă activitatea societății este desfășurată în principal cu ajutorul echipamentului automatizat, activitățile personalului fiind limitate la montarea, operarea, controlarea și întreținerea acestui echipament. Deci, mașinile cu câștiguri, automatele cu vânzare și celelalte echipamente similare instalate de o societate a unui stat în celălalt stat constituie un sediu permanent în funcție de desfășurarea de către societate și a altor activități în afară de instalarea inițială a mașinilor. Nu există un sediu permanent atunci când societatea doar instalează mașinile și apoi le închiriază altor societăți. Un sediu permanent există atunci când societatea care instalează mașinile se ocupă pe cont propriu și de operarea acestora și de întreținerea lor. Același lucru este valabil și atunci când mașinile sunt operate și întreținute de un agent dependent al societății.

           Un sediu permanent există imediat ce societatea începe să își desfășoare activitatea printr-un loc fix de activitate. Acesta este cazul atunci când societatea pregătește activitatea pentru care va servi permanent locul de activitate. Perioada de timp în care locul fix de activitate este înființat de către societate nu trebuie luată în calcul, cu condiția ca această activitate să difere substanțial de activitatea pentru care va servi permanent locul de activitate. Sediul permanent va înceta să existe odată cu renunțarea la locul fix de activitate sau odată cu încetarea oricărei activități desfășurate prin acesta, respectiv atunci când toate actele și măsurile ce au legătură cu activitățile anterioare ale sediului permanent sunt încheiate, cum ar fi finalizarea tranzacțiilor curente, întreținerea și repararea utilajelor. O întrerupere temporară a operațiunilor nu poate fi privită însă ca o încetare a activității. Dacă locul fix de activitate este închiriat unei alte societăți, acesta va servi numai activităților acelei societăți, nu și activităților locatorului. Sediul permanent al locatorului încetează să existe, cu excepția situațiilor în care acesta continuă să își desfășoare activitatea pe cont propriu prin locul fix de activitate.

           Deși o locație în care echipamentul automat este operat de către o societate poate constitui un sediu permanent în țara în care este situat, trebuie făcută o distincție între un computer, ce poate fi instalat într-o locație astfel încât în anumite condiții poate constitui sediu permanent, și datele și software-ul utilizat de respectivul echipament sau stocat pe el. Astfel, un site web internet, care reprezintă o combinație de software și date electronice, nu constituie un activ corporal, nu are o locație care să poată constitui un loc de activitate și nu există un amplasament, cum ar fi clădiri sau, în unele cazuri, echipamente sau utilaje în ceea ce privește software-ul și datele ce constituie site-ul web. Serverul pe care este stocat acel site web și prin intermediul căruia acesta este accesibil este un echipament ce are o locație fizică și locația fizică poate constitui un loc fix de activitate al societății care operează serverul.

          Distincția dintre site-ul web și serverul pe care acesta este stocat și utilizat este importantă, deoarece societatea care operează serverul poate fi diferită de societatea care desfășoară activități prin site-ul web. Este frecventă situația ca un site web prin care o societate desfășoară activități să fie găzduit pe serverul unui furnizor de servicii internet. Deși onorariile plătite unui furnizor de servicii internet în cadrul acestui aranjament pot avea la bază dimensiunea spațiului pe disc utilizat pentru a stoca software-ul și datele necesare site-ului web, prin aceste contracte serverul și locația acestuia nu sunt la dispoziția societății, chiar dacă respectiva societate a putut să stabilească că site-ul său web va fi găzduit pe un anumit server dintr-o anumită locație. În acest caz, societatea nu are nicio prezență fizică în locația respectivă, deoarece site-ul web nu este corporal. În aceste cazuri nu se poate considera că respectiva societate a dobândit un loc de activitate prin aranjamentul de găzduire a site-ului. În cazul în care societatea care desfășoară activități printr-un site web are serverul la dispoziția sa, aceasta deține în proprietate sau închiriază serverul pe care este stocat și utilizat site-ul web și operează acest server, locul în care se află serverul constituie un sediu permanent al societății, dacă sunt îndeplinite celelalte condiții ale art. 8 din Codul fiscal.

          Computerul într-o anumită locație poate constitui un sediu permanent numai dacă îndeplinește condiția de a avea un loc fix de activitate. Un server trebuie să fie amplasat într-un anumit loc, pentru o anumită perioadă de timp, pentru a fi considerat loc fix de activitate.

          Pentru a se stabili dacă activitatea unei societăți este desfășurată integral sau parțial printr-un astfel de echipament trebuie să se analizeze de la caz la caz dacă datorită acestui echipament societatea are la dispoziție facilități acolo unde sunt îndeplinite funcțiile de activitate ale societății.

          Atunci când o societate operează un computer într-o anumită locație, poate exista un sediu permanent, chiar dacă nu este necesară prezența niciunui angajat al societății în locația respectivă pentru a opera computerul. Prezența personalului nu este necesară pentru a se considera că o societate își desfășoară activitățile parțial sau total într-o locație, atunci când nu se impune prezența personalului pentru a desfășura activități în acea locație. Această situație se aplică comerțului electronic în aceeași măsură în care se aplică și altor activități în care echipamentul funcționează automat, cum ar fi în cazul echipamentului automat de pompare utilizat în exploatarea resurselor naturale.

          Un alt aspect este cel legat de faptul că nu se poate considera că există un sediu permanent atunci când operațiunile de comerț electronic desfășurate prin computer într-o anumită locație dintr-o țară sunt limitate la activitățile pregătitoare sau auxiliare descrise în art. 8 alin. (4) din Codul fiscal. Pentru a se stabili dacă anumite activități efectuate într-o astfel de locație intră sub incidența art. 8 alin. (4) din Codul fiscal, ele trebuie analizate de la caz la caz, ținând seama de diversele funcții îndeplinite de societate prin respectivul echipament. Activitățile pregătitoare sau auxiliare includ în special:

a) furnizarea unei legături de comunicații – foarte asemănătoare cu o linie telefonică – între furnizori și clienți;

b) publicitatea pentru bunuri sau servicii;

c) transmiterea informațiilor printr-un server-oglindă în scopuri de securitate și eficiență;

d) culegerea de date de piață pentru societate;

e) furnizarea de informații.

          Există un sediu permanent când aceste funcții constituie partea esențială și semnificativă a activității de afaceri a societății sau când alte activități principale ale societății sunt realizate prin computer, echipamentul constituind un loc fix de activitate al societății, întrucât aceste funcții depășesc activitățile prevăzute la art. 8 alin. (4) din Codul fiscal.

         Activitățile principale ale unei anumite societăți depind de natura activității de afaceri desfășurate de respectiva societate. Unii furnizori de servicii internet au ca obiect de activitate operarea serverelor lor în scopul găzduirii site-urilor web sau a altor aplicații pentru alte societăți. Pentru acești furnizori de servicii internet, operarea serverelor ce oferă servicii clienților reprezintă o componentă a activității comerciale care nu este considerată o activitate pregătitoare sau auxiliară.

        În cazul unei societăți denumite e-tailer sau e-comerciant ce are ca activitate vânzarea de produse prin internet și nu are ca obiect de activitate operarea serverelor, efectuarea serviciilor printr-o locație nu este suficientă pentru a concluziona că activitățile desfășurate în acel loc sunt mai mult decât activități pregătitoare și auxiliare. Într-o astfel de situație trebuie să se analizeze natura activităților desfășurate din perspectiva activității derulate de societate. Dacă aceste activități sunt strict pregătitoare sau auxiliare față de activitatea de vânzare de produse pe internet și locația este utilizată pentru a opera un server ce găzduiește un site web care este utilizat exclusiv pentru promovare, pentru prezentarea catalogului de produse sau pentru furnizarea de informații potențialilor clienți, se aplică art. 8 alin. (4) din Codul fiscal și locația nu va constitui un sediu permanent. Dacă funcțiile tipice aferente vânzării sunt realizate în acea locație, cum ar fi prin încheierea contractului cu clientul, procesarea plății și livrarea produselor care sunt efectuate automat prin echipamentul amplasat în acel loc, aceste activități nu pot fi considerate strict pregătitoare sau auxiliare.

         Unui furnizor de servicii internet care oferă serviciul de a găzdui pe server site-urile web ale altor societăți nu-i sunt aplicate prevederile art. 8 alin. (5) din Codul fiscal, deoarece furnizorii de servicii internet nu sunt considerați agenți ai societăților cărora le aparțin site-urile web, nu au autoritatea de a încheia contracte în numele acestor societăți și nu încheie în mod obișnuit astfel de contracte, ei sunt considerați agenți cu statut independent ce acționează conform activității lor obișnuite, lucru evidențiat și de faptul că ei găzduiesc site-uri web pentru societăți diferite. Întrucât site-ul web prin care o societate își desfășoară activitatea nu este în sine o persoană, conform definiției prevăzute la art. 7 din Codul fiscal, art. 8 alin. (5) din Codul fiscal nu se poate aplica pentru a considera că există un sediu permanent, în virtutea faptului că site-ul web este un agent al societății, în sensul acelui alineat.

          Prin sintagma orice alte activități din art. 8 alin. (8) din Codul fiscal se înțelege serviciile prestate în România, care generează venituri impozabile.

         Atunci când nu este încheiat contract în formă scrisă, se înregistrează documentele care justifică prestările efective de servicii pe teritoriul României: situații de lucrări, procese-verbale de recepție, rapoarte de lucru, studii de fezabilitate, studii de piață sau orice alte documente corespunzătoare.